Sådan opretter du en Due Diligence-erklæring (DDS) i TRACES NT: En komplet guide til EUDR-compliance

Med indførelsen af EU's afskovningsforordning (EUDR - Forordning 2023/1115) står importører og operatører over for markant skærpede dokumentationskrav. Hvis din virksomhed importerer eller handler med råvarer som træ, palmeolie, soja, kaffe, kakao, gummi eller kvæg – samt afledte produkter – er det et lovkrav, at der foreligger en godkendt Due Diligence-erklæring (DDS), før varerne bringes i omsætning på EU’s indre marked eller eksporteres.

Centralt i denne proces står Europa-Kommissionens digitale platform, TRACES NT (Trade Control and Expert System New Technology). I denne artikel gennemgår vi trin-for-trin, hvordan du opretter en Due Diligence-erklæring i TRACES NT, hvilke faldgruber du skal undgå ved GeoJSON-data, og hvordan du effektivt håndterer risikovurdering i forsyningskæden.

Hvad er en Due Diligence-erklæring (DDS) under EUDR?

En Due Diligence-erklæring (DDS) er din virksomheds juridiske tilsagn om, at de varer, du bringer på markedet:

Er afskovningsfrie (produceret på arealer, der ikke er blevet ryddet eller forringet efter den 31. december 2020).
Er produceret i overensstemmelse med den relevante lovgivning i produktionslandet.
Er dækket af en fuldstændig Due Diligence-analyse, der viser ingen eller kun en ubetydelig risiko.

Når du indsender din DDS i TRACES NT, udstedes et unikt DDS-referencenummer. Dette nummer skal opgives til toldmyndighederne ved import. Uden et gyldigt referencenummer vil varerne blive tilbageholdt i tolden.

Trin-for-trin guide: Sådan opretter du en DDS i TRACES NT

Trin 1: Oprettelse og adgangsstyring i TRACES NT

Først skal din virksomhed oprette en profil i EU-Kommissionens TRACES NT-system. Sørg for, at din virksomhed er oprettet med den rette rolle som enten Operator eller Trader, og at den ansvarlige medarbejder har de fornødne rettigheder til at oprette og underskrive erklæringer.

Trin 2: Indsamling af sporbarheds- og geoplottingdata

Dette er den mest dataintensive del af EUDR. For træprodukter og øvrige råvarer skal du kende det nøjagtige produktionsareal (plot of land):

For produktionsarealer under 4 hektar: Punktkoordinater (længde- og breddegrad) er tilstrækkeligt.
For produktionsarealer over 4 hektar: Der kræves en polygon (GeoJSON-format), der præcist afgrænser produktionsarealets grænser.

Data skal uploades i korrekt format, da TRACES NT automatisk tjekker GeoJSON-filernes struktur mod geodata for skovrydning.

Trin 3: Risikovurdering og risikominimering

Før du kan udfylde DDS'en, skal du dokumentere, at du har udført en grundig risikovurdering. Du skal analysere:

Lande- og regional risikoprofil (benchmarking fra EU).
Tilstedeværelse af oprindelige folk og lokale rettigheder.
Risiko for sammenblanding i forsyningskæden.

Hvis der identificeres en risiko, skal der gennemføres afbødende foranstaltninger (f.eks. uafhængige audits, supplerende satellitanalyser eller satellitbaseret overvågning).

Trin 4: Udfyldelse og indsendelse i TRACES NT

Når data og risikovurderinger er klar, logger du på TRACES NT:

Vælg modulet for EUDR Due Diligence Statements.
Indtast oplysninger om operatøren, HS-koder, varebeskrivelse og mængder.
Upload eller tilknyt GeoJSON-filerne for de relevante produktionsarealer.
Angiv reference til din risikovurdering.
Bekræft og underskriv erklæringen digitalt.

Systemet genererer derefter et DDS-referencenummer og en verifikationskode, som skal videresendes til din speditør eller toldagent.

Faldgruber og udfordringer ved TRACES NT

Selvom TRACES NT er det officielle system, oplever mange træimportører og fremstillingsvirksomheder betydelige operationelle udfordringer:

GeoJSON-valideringsfejl: Formateringsfejl i koordinatsæt (f.eks. ombyttede bredde- og længdegrader) afvises øjeblikkeligt af TRACES NT.
Manuel dataindtastning: At indtaste GeoJSON-data og varelister manuelt for hundredevis af forsendelser er ekstremt tidskrævende og forbundet med høj risiko for menneskelige fejl.
Manglende integration til ERP: TRACES NT fungerer uafhængigt af dine eksisterende ERP- og WMS-systemer (f.eks. SAP, Microsoft Dynamics 365), hvilket skaber datasiloer.
Komplekse forsyningskæder: Ved forarbejdede træprodukter (f.eks. møbler eller emballage), der indeholder råvarer fra flere underleverandører, kan upload af mange polygoner hurtigt skabe uoverskuelighed.

Automatisér din EUDR-compliance med Kildio

At oprette DDS-erklæringer manuelt i TRACES NT er ikke en holdbar strategi for virksomheder med løbende import eller mange leverandører. Det er her, Kildio kommer ind i billedet.

Kildio er en dedikeret B2B SaaS-platform skabt til automatisering af EUDR-compliance. Platformen eliminerer det manuelle besvær og sikrer fuldstændig overholdelse af lovgivningen:

Automatisk GeoJSON-validering og konvertering: Kildio kontrollerer automatisk dine geodata for fejl, overlappende polygoner og korrekte koordinatformater, før de sendes videre.
Sømløs integration med TRACES NT: Kildio kan forbindes direkte til TRACES NT via API, hvilket gør det muligt at oprette og indsende DDS-erklæringer med få klik direkte fra din workflow-platform.
Automatiserede leverandør-workflows: Indsaml dokumentation og geodata direkte fra dine globale leverandører via brugervenlige, portalsikrede workflows.
Satellitbaseret risikovurdering: Kildio analyserer automatisk produktionsarealer mod historiske satellitdata for at identificere afskovning efter skæringsdatoen (31. december 2020).

Konklusion: Gør klar til EUDR i god tid

EUDR ændrer måden, vi driver international handel med træ og landbrugsråvarer på. TRACES NT er det nødvendige værktøj til indsendelse af erklæringer, men uden den rette softwareløsning kan processen hurtigt blive en flaskehals for din virksomheds import og forsyningskæde.

Vil du undgå manuelle indtastningsfejl, forsinkelser i tolden og tidskrævende bureaukrati?

Book en demo af Kildio i dag og se, hvordan vores automatiserede compliance-platform kan gøre din virksomhed 100 % klar til EUDR.